Vystavujete pravidelně zálohové faktury a rádi byste si ulehčili práci, měli jistotu a platili DPH jen ze zaplacených faktur? Už vás nebaví párování dokumentů, kdy dumáte nad tím, kdy a jakou jste vystavili zálohu? Pak je pro vás Eurofaktura ta pravá! Přečtěte si, jak vám náš ERP software pro kompletní vedení účetnictví může pomoci v tomto článku.

Napřed si projdeme základní pojmy

Neexistují závazná pravidla, která by jasně vymezila, kdy používat zálohovou fakturu, proforma fakturu nebo nabídku. V praxi záleží i na vaší potřebě a zvyklostech, co má daný doklad představovat a jak se má nazývat. Může jít o cenovou nabídku, výzvu k zaplacení části nebo celé hodnoty zboží předem apod. V Eurofaktuře na všechny situace jednoduše použijete kategorii Proformy / Nabídky.

V momentě, kdy odběratel produktů nebo služeb zaplatí zálohu, je nutné z ní odvést DPH. Dle zákona jste povinni odvést DPH z přijaté platby a to v den jejího přijetí (DUZP). V té chvíli je nutné vytvořit daňový doklad k přijaté platbě (v Eurofaktuře se jedná o kategorii Doklady k přijaté záloze). S tím souvisí zkratka DUZP – datum uskutečnění zdanitelného plnění, které je v den přijetí platby.

Nebude asi žádným překvapením, že úplně na konci je třeba vystavit konečnou fakturu (vyúčtovací fakturu), kterou všichni dobře znáte. Vystavíte ji na celkovou částku, kterou ponížíte o částku již zaplacené zálohy (propojíte s dokladem k přijaté záloze) a odešlete zákazníkovi.

A jak to funguje v Eurofaktuře?

V Eurofaktuře jsme vám chtěli práci výrazně zrychlit a zjednodušili jsme proto logiku navazujících dokumentů a jejich zaúčtování. V případě vystavení proformy (neboli nabídky) a jejího zaplacení můžete ihned vystavit daňový doklad, odeslat ho zákazníkovi a zahrnout do DPH přiznání. Tento doklad se nazývá daňový doklad k přijaté záloze. Po poskytnutí plnění můžete vystavit konečnou fakturu přímo z dokladu k přijaté záloze, a tak se poníží hodnota celkové faktury o zaplacenou zálohu. Datum úhrady proformy přenese do dalších dokladů jako DUZP.

Při zaúčtování takto propojených dokladů dojde k automatickému zúčtování zaplacené zálohy. Při správně zaúčtované platbě v bance se tyto platby spárují v saldokontu.

Chcete si vyzkoušet, jak jednoduše vystavit proformu nebo zálohovou fakturu? Tak pojďme na to!

TIP: Proforma VS Nabídka? Vyberte si termín, na který jste zvyklý, jednoduše touto cestou Nastavení – Nastavení společnosti – Obchodní činnost a zde zvolte název pro dokument typu zálohová (nedaňová) faktura.
(pro tento článek jsme zvolili Proformu jako název pro zálohový nedaňový doklad)

1. Vystavení proformy
Tyto doklady spravujete a vystavujete v sekci Prodeje – Proformy – Nová proforma formulář vypadá stejně jako vystavené faktury či jiných dokumentů, proto pokud Eurofakturu již znáte, bude vystavení proformy hračka.

Začněte výběrem zákazníka, nastavte datum vystavení a platnost dokladu. Poté zvolte formu úhrady (VS bude vyplněn až po vystavení dokladu), vložte položku ze skladu nebo ji ručně vyplňte. Klikněte na Uložit, zkontrolujte vložená data a poté klikněte na Vystavit proformu.

Vystavenou proformu můžete ihned odeslat zákazníkovi na e-mail nebo prostřednictvím SMS. Odeslání dokumentu provedete přes tlačítko Odeslat v horní liště panelu nástrojů (vedle ikony pro tisk dokumentu). Informace o odeslání se zobrazí ve žlutém řádku pod panelem nástrojů. Pokud máte u zákazníka vložený e-mail v Adresáři, bude při odeslání automaticky doplněn, nebo jej můžete vložit i ručně.

2. Přijetí platby
Pokud jste zvolili platbu bankovním převodem, spárujte platbu proformy při likvidaci bankovního výpisu (Jak na to? K dispozici máte video návod). Po správné likvidaci platby se u proformy zobrazí záznam
o platbě.

Případně lze vložit i ruční úhradu dokladu.Tu provedete na Proformě přes tlačítko Platby – Vložit úhradu dokladu.

Pokud byla proforma placena hotově, je nutné z ní vystavit doklad k přijaté záloze a postupovat dle kroku 3.

3. Vystavení daňového dokladu k přijaté záloze
V případě, že je hodnota konečné faktury shodná se zaplacenou proformou, můžete rovnou přistoupit k vystavení konečné faktury a tento krok vynechat.

Jakmile je proforma zaplacena a má záznam o platbě, můžete přejít k vystavení dokladu k přijaté záloze (i když nejste plátci DPH) přes tlačítko Vystavit z dokladu. Pokud je na proformě záznam o platbě s určitým datem, je toto datum přeneseno na doklad k přijaté záloze jako DUZP.

Doklad upravte dle potřeby, uložte, vystavte a zaúčtujte. V případě, že jste plátce DPH, dbejte na správné nastavení druhu plnění DPH a Oddílu KH. Tyto informace budou dále přeneseny do konečné faktury. Zaúčtována je pouze hodnota DPH a doklad bude dle DUZP promítnut do příslušného DPH přiznání.

4. Vystavení konečné / zúčtovací faktury
Konečnou neboli zúčtovací fakturu můžete přímo vystavit ze zaplacené proformy ale i z dokladu k přijaté záloze přes tlačítko Vystavit z dokladu. Díky tomuto tlačítku vytvoříte vazby mezi jednotlivými doklady.

Fakturu dále upravte dle potřeby – zvyšte konečnou hodnotu, přidejte položky, upravte formu úhrady či splatnost. Zkontrolujte si také nastavení DPH a KH. Poté doklad uložte a vystavte, vytiskněte nebo odešlete e-mailem zákazníkovi.

Při stisknutí tlačítka Zaúčtování dojde k automatickému zúčtování zaplacené zálohy, na základě zaúčtovaného dokladu k přijaté záloze nebo propojené proformě (ta se neúčtuje).

Vazby mezi dokumenty
Provázané dokumenty lze vidět v pravé části dokladu nad formou úhrady. V případě nutnosti změnit provázané dokumenty, stačí kliknout na číslo daného dokladu, zobrazí se vám roletka a doklad změníte nebo odstraníte. Kliknutím na tlačítko Více vedle čísla dokladu se vám otevře daný doklad (proforma nebo doklad k přijaté záloze).

Chci zkusit Eurofakturu zdarma

Leave a Reply